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Investigation Evidence Preservation

Zweck

Sichere relevante Informationen früh, nachvollziehbar und rechtmäßig, ohne aus „Investigation“ eine pauschale Zugriffserlaubnis abzuleiten.

Preservation Gate

1. Ereignis, Allegations, Zeitraum und plausible Datenquellen bestimmen.
2. Drohenden Verlust/Überschreibung und bestehende Retention-/Deletion-Prozesse identifizieren.
3. Mit privilege-and-counsel-routing prüfen, ob Litigation Hold, externe Counsel-Steuerung oder besondere Kommunikationsregeln erforderlich sind.
4. Für jede Quelle Zugriffsbefugnis, Datenschutz-/Beschäftigtendatenlage, Betriebsrats-/Mitbestimmungstrigger und grenzüberschreitende Transfers prüfen.
5. Preservation von Collection trennen: Daten können erhalten werden, ohne sofort vollständig ausgewertet oder breit kopiert zu werden.

Evidence Discipline

• Originale erhalten; Arbeitskopien getrennt kennzeichnen.
• Quelle, Custodian, Collector, Datum/Zeit, Methode, Hash/Integritätsmerkmal soweit sinnvoll und jede Übergabe protokollieren.
• Keine Umgehung von Zugriffskontrollen, Passwörtern, privaten Konten/Geräten oder technischen Schutzmaßnahmen ohne rechtmäßige Autorität.
• Scope und Suchbegriffe so eng wie mit Untersuchungszweck und Beweissicherung vereinbar halten.
• Besondere Kategorien, strafrechtlich sensible Daten und private Kommunikation gesondert routen.
• Legal Hold ist kein automatischer Standardbegriff mit universeller Rechtswirkung; Pflicht, Scope, Adressaten und Ende werden jurisdiktionsbezogen bestimmt.

Retention Conflict Gate

Bei Konflikt zwischen regulärer Löschung, HinSchG-Dokumentationsregeln, Datenschutz-Speicherbegrenzung, QMS-Aufbewahrung, Litigation Hold oder Behördenpflichten keine pauschale längste Frist wählen. Die konkrete Authority, Zweckbindung und Verhältnismäßigkeit werden dokumentiert.

Routing

Produkt-/Qualitätsdaten können parallel an bestehende Complaint-, Vigilance-, CAPA- oder Audit-Skills gehen. Die Investigation ersetzt keine regulatorische Record-Preservation- oder Reportability-Pflicht.

Qualitätsgate

Pass nur, wenn Evidence Scope, rechtmäßiger Zugriff, Integrität/Chain of Custody, Datenschutz, Retention-Konflikte und Privilege/Counsel-Gates sichtbar sind und keine unbefugte Datenerhebung als Investigation-Mittel empfohlen wird.