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行政支持协作管理

使用时机

当面临以下情况时应用此技能：

• 咨询顾问需要行政支持
• 出差在外需要保持与公司连接
• 处理客户关系
• 管理日程安排
• 需要处理大量行政事务

认知秘书的战略价值

核心职能

• 捎口信
• 安排进度
• 打字
• 复印
• 整理文件
• 其他办公室工作

战略定位

• 在麦肯锡纽约办公室，优秀秘书与顶尖MBA学生同等抢手
• 是稀缺资源
• 是咨询顾问的"生命线"：当顾问出差时，秘书是将其与公司连接的关键纽带
• 组织依赖：没有高效秘书队伍处理顾问"没空、不愿或者（坦率地说）不能处理"的海量行政事务，麦肯锡将崩溃

理解秘书职业发展体系

职业路径阶梯

1. 新秘书：与刚进公司不久的顾问合作
2. 佼佼者：转去为高级项目经理工作
3. 最优秀的秘书：为合伙人或其他高管工作

培训与晋升

• 培训要求：秘书每年都要接受再培训
• 晋升通道：负责行政和招聘职能的经理人都是从秘书做起的
• 现在具有很大的权力和责任

目的

麦肯锡通过真正的职业发展规划吸引和留住最优秀的秘书，如同对待最优秀的咨询顾问一样

识别劣质秘书服务的风险

运营风险

• 文件丢失
• 传真发错地方
• 信息传递不及时

客户关系风险

• 秘书接电话时糟糕的态度可能导致客户"大为光火"

隐私与信息安全风险

• 可能泄露敏感个人信息
• 具体案例：秘书将"顾问一周都在休斯敦"误传为"正在和2号男友约会吃午餐"，导致两个交往中的男友发现彼此存在，造成个人生活危机

后果严重性

• 顾问可能因此"生活在人间地狱"

实施有效的秘书关系管理

选择认知

• 接受现实：咨询顾问通常在不完全了解秘书底细的情况下挑选秘书
• 需要后续主动管理而非依赖事前筛选

尊重与认可机制

绩效评估：

• 在绩效评估表上给予最高分
• 优秀秘书稀缺，需防止被其他顾问"抢走"

职业尊重：

• "使她工作起来尽可能容易"

信息同步协议

沟通原则：

• "尽量把自己的想法清楚地告诉秘书"
• "让她知道我每时每刻的行踪"

目的：

• 以便她通知重要消息
• 让客户/同事能够联系

物质激励与关系维护

节日关怀：

• 秘书节送花
• 圣诞节送漂亮的礼物

日常维护：

• 持续的良好对待（不仅限于节日）
• 建立长期信任关系

关键变量

• 秘书质量：秘书能力等级（优秀/合格/不合格）
• 顾问可用性：顾问是否出差或离线状态
• 信息敏感度：信息敏感程度（客户信息/个人行程/私人生活）
• 共享比例：秘书服务的顾问数量（如文中案例为1:5）

输出成果

建立稳定的行政支持生命线，确保：

1. 行政事务零失误处理
2. 出差期间与公司保持无缝连接
3. 客户关系通过专业前台形象得到维护
4. 个人敏感信息得到严格保密
5. 顾问可专注于高价值咨询工作而非行政琐事