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怎么写文字

一切要给别人看的文字，按同一个顺序做四件事。顺序不能换——结构错了改字没用，语气对了但结论找不到也没用。

① 搭骨架   金字塔原理：结论先行 · SCQA · MECE
② 定读者   给人 or 给 agent；上级 or 同侧
③ 调语气   归因情境 · 自曝先行 · 认对方贡献 · 允许被推翻
④ 当读者   以第一次看的人的身份通读全文，带清单查错

跳过任何一步的代价，在文末「三个真实案例」里有实测数字。

① 搭骨架：金字塔原理

结论先行

读者的第一个问题永远是「结论是什么、要不要我动」。答案放第一屏，证据放后面供下钻。

检验：只读前五行，读者知不知道结论和自己要做什么。

SCQA：开篇四句带上下文

MECE：分组不重不漏

• 相互独立：任何一条内容只出现在一个分组里。同一件事写两处，读者不知哪份准，改一处另一处立刻过期。
• 完全穷尽：分组加起来覆盖全部。每次分组后做一次加法——说「7 条」却只列 6 条是最常见的翻车。

以上统下 + 逻辑递进

标题必须是它下面所有内容的概括；同层条目按一个明确顺序排（严重度 / 时间 / 责任方），选一个并贯彻。

② 定读者

给人读 vs 给 agent 读——两套写法，不要混

检验：删掉所有代码块和参数，人读段还成立吗？删掉所有解释句，agent 段还能照做吗？

对上 vs 对同侧

• 对上（你的老板 / owner）：极简，结论先行，不铺过程，客套是噪声。
• 对同侧（同事 / 跨团队）：留余地、给台阶、不越位——他们不欠你执行，你也不是他们的上级。

人称要与署名一致

署名是「某人」的报告，正文里的「我」就等于那个人。如果误判其实是 agent 犯的，写「我漏看了」会变成让署名人对外认错。 署名报告用客观陈述（「初版有两条判错」），第一人称留给单据评论、群消息这类明确是自己在说话的场合。

③ 调语气

四个心理学机制

让读者感到自己是参与者，不是被通知的执行方

去掉命令口吻只是及格线。及格之上是四个动作：

检验：把每个被点名的人圈出来，逐个问——他读到自己那段，会觉得「这事有我一份」还是「又给我派活」？

逐句替换表

④ 当读者：写完必须通读

写完不等于交付。 以「第一次看到这份文档的人」的身份从头读一遍，手里拿着清单。

三条硬规矩

1. 读全文，不是读 diff。 只看刚改的段落，永远发现不了「这段和三屏外那段打架」。
2. 删改章节后必须重读相邻两节。 删标题会让下面的条目并进邻节，这是错位的头号来源。
3. 能自动查的先自动查，但别以为够了。 脚本能扫词面残留（待确认、详见下方、长小数），错位、编号、逻辑打架只有人眼能看见。

改超过三轮就重写

反复追加「更正记录」「补充说明（第二轮）」的文档会变成一份返工日志：读者要在你的心路历程里找结论。

判据：更正/补充/作废类章节超过总篇幅四分之一，或读者需要先理解「初版说错了什么」才能看懂现在的结论 → 重写。过程性内容进单据评论或独立文档，正文只放结果。

骨架模板

标题
├─ SCQA 四句（背景 → 变化 → 问题 → 结论）
├─ 结论（分组 MECE，条数加得上）
├─ 明细（一条一行，与结论分组对应）
├─ 待办（按责任方分组，每人只出现在自己那组）
└─ 备注/留档（过程性内容，不占正文）

提单/回评另有骨架：现象 → 判据 → 为什么找你 → 建议怎么做 → 不用你处理的部分 → 我这边的失误。

自检六问（交付前必过）

1. 结论在第一屏吗？
2. 分组条数加得上吗？同一件事有没有在两个地方各写一遍？
3. 这段给人读还是给 agent 读？混在一起就拆开。
4. 给人读的部分有没有命令式句子？
5. 被点名的每个人读到自己那段，会觉得「有我一份」还是「又给我派活」？
6. 我从头到尾当读者读过一遍了吗？ 没读过就不算写完。

三个真实案例（都是代价换来的）

案例一：不通读的代价。 一份 9918 字的技术复验报告，写完直接发。事后以新读者身份通读，揪出 20 处问题，其中三处硬伤：某节内容错位挂到了下一节、引用了已被删掉的章节、同一份文档里两处结论互相打脸。19 处是通读才发现的，脚本只扫出 1 类词面残留。

案例二：不做 MECE 的代价。 同一份报告里，7 条用例每条散在 3–4 个章节，「三项待办」和「后续动作表」互相重叠。读者不知道哪份是准的，改一处另一处立刻过期。重写后每条只在「结论概览」和「逐条明细」出现两处（以上统下的正常层级），后续动作表整个删掉。

案例三：人称与署名不一致的代价。 报告署名是团队里的人，正文却写「我误判了」「我漏切了下拉」——而那些误判是 agent 犯的。等于让署名人在一份对外文档里认错。改成客观陈述后，「我」只保留在主动请对方推翻自己的句子里（「如果我漏看了某份文档，以你们的判据为准」）——那是示弱和邀请，不是认错。

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